Un poco de organización

"El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización".

Este pensamiento del pintor francés Jean Pierre Sergent puede aplicarse a todos los ámbitos de la vida, pero cobra un sentido especial en el trabajo, más aún si se trata de tu propia empresa. Por ello, en esta entrada hablaré sobre la organización, un hábito que suele parecer liviano, pero que pocos le sacan el máximo partido.

Organización individual

Muchos pueden pensar que la organización de cada trabajador sólo afecta a él mismo. Sin embargo, si se piensa un poco mejor, resulta claro que un individuo mal organizado en el seno de una empresa puede afectar al rendimiento de la misma, por ejemplo, si en su falta de organización provoca retrasos o malas ayudas a los compañeros.

En este sentido, existen ciertas pautas que son imprescindibles:

• Una simple agenda. Si cada tarea que debemos hacer la mantemos en la agenda, cada mañana, sabremos cuáles debemos hacer a lo largo de ese día, para que la estrategia semanal cuadre correctamente. Con su ausencia, corremos el riesgo de olvidarnos de tareas.

• Un diario de trabajo. En este caso, se puede usar un cuaderno para apuntar día a día las tareas que se realizan. Digamos que la mecánica, como símil informático, funciona así: cojo una tarea de la pila de la agenda, la realizo y la paso a la pila del diario de trabajo.

• Un diario de apuntes. En él se desglosan, en caso necesario, las tareas del diario de trabajo. Lo mejor es tenerlo dividido según el ámbito de las diferentes tareas que debamos realizar. Por ejemplo, si en el diario de trabajo apuntamos una nueva tarea de fines comerciales, y debemos apuntar más datos sobre ella, lo haremos en el apartado "Comercial" del cuaderno de apuntes, funcionando el primero como puntero a este último.

Estas tres simples ayudas, no sólo repercute en nuestro rendimiento laboral, también permite una mejora de la dinámica de trabajo a la hora de compartir recursos con los compañeros o tener disponible éstos para cualquier contingencia.

Organización de la empresa

Existe una regla que debe ser primordial en toda empresa: documentar. Cualquier reunión, cualquier acuerdo, cualquier negociación, y toda la información, documentos e informes de todos los proyectos, se deben registrar y almacenar.

Para ello, se debe tener una base de datos doble: una física y otra digital o electrónica, si bien, particularmente, recomiendo convertir a físico -imprimir- todo aquello que sea posible, actuando el almacenamiento digital -en discos duros o CDs- como respaldo de seguridad.

Toda esta información, que al fin y al cabo es la historia de la empresa, conviene guardarla a buen recaudo, y clasificada. Puede obviarse, pero en algún momento de la empresa, cualquier documento puede resultar extremadamente útil.

En este sentido, más adelante escribiré sobre las distintas posibilidades de sistemas de respaldo en la "nube", ofrecidas por empresas terceras, que permiten controles de versiones de archivos, de restauración, y otras tantas características muy útiles.

En nuestra empresa, cada vez que terminamos un proyecto, los integrantes del mismo se reúnen y se recopilan todos los documentos que poseen cada uno de ellos, tanto digitales como físicos, los clasificamos y estructuramos de la mejor forma y los almacenamos. Por ello, nuestra premisa a la hora de realizar proyectos, es apuntar y documentar todo lo que sea posible.